公文的收發(fā)管理
1.上海公司注冊管理部及時登記公文,并報公司相關領導審批后打印簽發(fā)。
2.各級領導閱、批公文應仔細認真,閱完后要簽名并注明日期,不得圈閱。需要簽署具體意見的,要明確、具體。
3.各級領導對送來的公文要及時閱批,急件應當天給出批復,一般文件應于3天內(nèi)給出批復。
4.公司所有發(fā)文的發(fā)文部門應有存檔,并將文件原稿(經(jīng)領導簽字)審核稿連同正本二份送管理部存檔。有領導指示的,還應附批復件。
5.收文工作由管理部統(tǒng)一負責。管理部收文后,應先做好歸類、登記,然后根據(jù)文件的內(nèi)容,分送有關領導閱示。閱示完畢后,由管理部收回歸檔。
6.所有公文發(fā)放,一定要有登記、簽收手續(xù)。
7.公司發(fā)文,須由管理部統(tǒng)一編號,具體如下所示。
(1)以公司名義對外發(fā)文,一律X X X字(X X年)X X號。
(2)公司監(jiān)事會發(fā)文,用X X監(jiān)字(X X年)X X號。
(3)董事會發(fā)文,用X X董字(X X年)X X號。
(4)其他管理部門的發(fā)文,用X X X字(X X年)X X號。
8.董事會或相關經(jīng)營管理部門在對外發(fā)布公文應按照以下方式辦理。
(1)董事會對外發(fā)文,須經(jīng)經(jīng)營辦公÷會同意后,由管理部向外發(fā)布。
(2)公司相關經(jīng)營管理部門需對外發(fā)文,應經(jīng)經(jīng)營辦公會討論通過后,方可由管理部對外發(fā)布。相關公司重大經(jīng)營決策的公文,需經(jīng)董事會審批后方可辦理發(fā)文。
9.紅頭文件只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀要、任命等,其他文件一般用公司信箋印發(fā)。
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